Guvernanța corporativă responsabilă
La HS Timber Group, responsabilitatea înseamnă că gândirea noastră antreprenorială este orientată spre principii de sustenabilitate pe termen lung. Avem nevoie de principii și linii directoare interne clare pentru a transforma acest lucru în realitate, de mecanisme eficiente de management și de supraveghere în cadrul companiei, de o declarație de misiune puternică, de un Birou de Conformitate care să funcționeze eficient și de un Cod de Conduită explicit, atât pentru angajați cât și pentru furnizori. Singura modalitate de a interacționa în mod corect cu părțile interesate externe – inclusiv cu clienții și cu comunitățile locale – este de a garanta că propria noastră cultură corporativă internă este responsabilă și transparentă.
În calitate de companie internațională cu legături strânse cu România, ne desfășurăm activitatea într-un mediu dificil. Cu toate acestea, credem cu tărie că putem combate corupția prin transparență și instruirea corespunzătoare a angajaților. Prin urmare, stabilim standarde care depășesc cu mult cerințele legale și intenționăm să jucăm un rol de pionierat în asigurarea faptului că furnizorii și partenerii noștri de afaceri adoptă o abordare similară. Acordăm o atenție deosebită lanțului transparent de aprovizionare cu lemn și sprijinului oferit silviculturii sustenabile. Pentru a afla mai multe despre abordarea noastră în ceea ce privește relația cu furnizorii, exemplarul nostru sistem Due Diligence și planul nostru de acțiune pentru o silvicultură sustenabilă în România, consultați capitolul 5.
4.1. Misiunea noastră:
”
Perfecțiunea în cherestea.
Ea constituie, de asemenea, viziunea noastră pentru viitorul companiei și este baza tuturor principiilor noastre corporative și a tuturor deciziilor de management. Aceasta acoperă următoarele domenii: clienți, angajați, parteneri de afaceri și furnizori, regiuni, organizare internă și sustenabilitate.
Misiunea a fost elaborată de Consiliul de Administrație în 2017 și a fost distribuită pe larg. Documentul este disponibil aici: https://hs.at/en/company/our-model.html
4.2. Conformitate și sustenabilitate
Principalii piloni ai filosofiei de afaceri a grupului sunt concurența loială, conduita etică și respectul reciproc. La HS Timber Group, conformitatea înseamnă mai mult decât respectarea legislației în domeniu și a regulilor interne. Înseamnă tratarea corectă a partenerilor de afaceri și a colegilor și include adoptarea unei conduite adecvate în interacțiunea cu autoritățile din domeniu. Pentru a-și îndeplini aceste obiective, HS Timber Group a introdus reguli interne clare, care se aplică tuturor celor din cadrul companiei.
Directorul de Conformitate al Grupului (Chief Compliance Officer – CCO) gestionează toate aspectele care țin de respectarea normelor în cadrul grupului. Sarcinile sale principale includ monitorizarea respectării legislației și a regulilor interne, cu un accent deosebit pe anti-corupție și achiziții transparente de material lemnos din păduri administrate durabil. CCO dialoghează cu angajații, cu reprezentanții organizațiilor societății civile și cu alte părți interesate externe, evaluează în permanență standardele interne și dezvoltă metode de îmbunătățire a activității. CCO raportează direct Consiliului de Administrație al Grupului. Supraveghează și lucrează îndeaproape cu Departamentul de Control și Certificare a Lanțului de Aprovizionare și colaborează cu Departamentul Juridic și cu alte departamente. Managementul sustenabilității este strâns legat de agenda de conformitate și este coordonat de CCO, care primește sprijin din partea unui asistent și a unui manager CSR cu normă redusă.
În plus, din aprilie 2018, în cadrul echipei de conformitate lucrează și un auditor intern, ale cărui sarcini principale sunt îmbunătățirea, reglarea și monitorizarea proceselor interne.
4.3. Codul de Conduită pentru angajați
Codul nostru de Conduită, obligatoriu la nivel de grup, stabilește reguli de bază pentru toți angajații. Alături de misiune, Codul de Conduită este unul dintre cele mai importante seturi interne de reguli, care oferă instrucțiuni clare tuturor angajaților cu privire la practicile etice în afaceri. Codul de Conduită se axează pe anticorupție și conformitate (respectarea regulamentelor), interacțiune personală și respect reciproc în toate situațiile.
Codul de Conduită a fost prezentat în toate fabricile printr-o campanie susținută. Acesta a fost inclus într-un proces obligatoriu de integrare pentru noii angajați. Codul de Conduită este auditat la nivel intern în mod regulat.
Documentul este disponibil la adresa https://hs.at/en/responsibility/how-we-do-business/code-of-conduct-for-employees.html
În plus față de Codul de Conduită intern, în 2019 HS Timber Group a lansat un Cod de Conduită pentru furnizori. Acesta stabilește practici etice de afaceri pe care trebuie să le respecte toți furnizorii de materii prime și care sunt incluse în toate contractele de achiziție ale HS Timber Group.
Documentul este disponibil la adresa https://hs.at/en/responsibility/how-we-do-business/supplier-code-of-conduct.html
4.4. Cooperare cu IACA
În 2017, HS Timber Group a început o colaborare cu Academia Internațională Anti-Corupție (IACA). Academia este prima instituție globală de acest gen care se concentrează pe modalități de abordare a deficiențelor în expertiza și practica din domeniul combaterii corupției. IACA are statut de observator în cadrul Adunării Generale a ONU, al Grupului de State Împotriva Corupției din cadrul Consiliului Europei, al Consiliului Economic și Social al Națiunilor Unite și al Organizației Internaționale pentru Migrație și a fost menționată explicit în diverse rezoluții internaționale
Pentru HS Timber Group, IACA a organizat în 2019 cursuri personalizate pentru Consiliul de Administrație și pentru angajații de pe poziții secundare de management, sprijinind astfel procesul de implementare a Codului de Conduită. În total, 64 de angajați și întreaga conducere au participat la astfel de instruiri.
4.5. Cursuri anti-corupție
Una dintre valorile de bază ale companiei este respectarea tuturor regulilor și reglementărilor în vigoare. HS susține concurența loială. Compania și-a luat acest angajament și prin Codul de Conduită, subliniind faptul că nu încheie acorduri cu competitori, furnizori sau clienți, care să încalce principiile concurenței – cum ar fi fixarea prețurilor, sau acorduri cu privire la condițiile de vânzare, restricționarea piețelor, a concurenței, sau influențarea rezultatelor licitațiilor.
Pentru a crește gradul de conștientizare a acestor teme în cadrul angajaților companiei, au fost organizate seminarii pentru personalul din departamentele de achiziție a materialului lemnos, de vânzări și de logistică. Sesiunile interactive de instruire s-au concentrat atât pe prevederile generale, precum și pe comportamentul corect și conform în diverse situații. Sesiunile de instruire reprezintă o componentă fixă a programului de conformitate al companiei. În total, 61 de angajați au luat parte la aceste sesiuni de instruire.
4.6. Program de leadership
Din ianuarie până în septembrie 2019, cu sprijinul specialiștilor de la Integrated Consulting Group (ICG), HS Timber Group a implementat un program în cinci etape, de dezvoltare organizațională și leadership pentru managementul de top al grupului. În acest cadru au fost definite măsuri de îmbunătățire a structurii organizaționale, au fost îmbunătățite procese organizaționale și au fost lansate proiecte de management al schimbării. În plus, managerilor leau fost prezentate diverse metode și instrumente de management, pentru a continua cu succes evoluția ascendentă a companiei și a angajaților. O atenție deosebită a fost acordată stilului de management responsabil, conform misiunii organizației. În cadrul acestui program au fost întărite și relațiile personale ale participanților.
La programul de leadership au luat parte 31 de manageri din cadrul sediului central din Austria și al tuturor filialelor din România. Pentru anul 2020 este planificată o extindere a programului.
4.7. Dialogul cu părțile interesate
Suntem conștienți de faptul că procesul nostru decizional la nivel de grup are un impact semnificativ asupra diferitelor grupuri de interes. Includem aici clienții, angajații și partenerii noștri de afaceri, precum și regiunile în care sunt localizate unitățile noastre de producție.
Este important să cunoaștem și să înțelegem nevoile și cerințele părților interesate, prin interacțiunea periodică cu acestea. Dialogul deschis, permanent, este esențial pentru a aduce pe același plan așteptările și acțiunile întreprinse, și pentru a dezvolta cu succes soluții comune. Informațiile pe care le primim de la aceste părți interesate sunt foarte importante pentru noi. Ele pot contribui la aducerea la lumină a unor fapte și preocupări și pot încuraja dezvoltarea de idei de care compania noastră nu ar fi fost altfel conștientă. HS Timber Group este convins că dialogul constructiv cu părțile interesate și dorința de aborda preocupările acestora vor contribui la îmbunătățirea performanței în domeniul sustenabilității.
În calitate de actor important pe piața internațională a lemnului, HS Timber Group menține o rețea largă de contacte și furnizori de servicii. Suntem în contact periodic cu clienții, furnizorii și partenerii de afaceri, cu autoritățile, ONG-urile, reprezentanții grupurilor de interes și cu angajații noștri. În funcție de tipul părților interesate, se folosesc forme de comunicare diferite
Pentru a comunica în special cu părțile interesate la nivel local, HS Timber Group organizează întâlniri periodice. La aceste întâlniri se discută teme din industrie și sunt furnizate informații despre măsurile luate de HS Timber Group
HS Timber Group interacționează printr-un dialog structurat cu factori interesați la nivel internațional. Acesta are loc prin întâlniri periodice în persoană, sau prin schimburi de informații care implică alte grupuri de interes.
Susținem, de asemenea, inițiativele multilaterale – de exemplu, masa rotundă a ONG-urilor din România și a reprezentanților industriei. Formatele de acest tip îmbunătățesc comunicarea dintre HS Timber Group și anumite părți interesate; ele reprezintă, de asemenea, un mijloc prin care se construiește încrederea și se încurajează înțelegerea reciprocă a problemelor generale din industrie în ansamblu.
Părțile interesate joacă un rol important în sistemele de certificare, cum ar fi cele privind administrarea sustenabilă a pădurilor. Informațiile primite din exterior sunt o parte integrantă a activităților noastre de gestionare a riscurilor.
Sistemul nostru pentru monitorizarea livrărilor de lemn, Timflow, este conceput special și pentru interacțiunea cu părțile interesate. Pe site-ul www.timflow.com, HS Timber Group publică toate detaliile privind livrările de lemn din România care au fost transportate cu camionul, de exemplu imagini cu camioane încărcate și informații GPS despre originea lemnului. Orice parte interesată sau utilizator din rândul publicului larg ne poate contacta prin intermediul siteului web, dacă există suspiciuni de nereguli, sau dacă ceva este neclar. Timflow a fost implementat în toate fabricile de cherestea din România ale HS Timber Group în aprilie 2017 și, o lună mai târziu, domeniul său de aplicare a fost extins pentru a include toate punctele de colectare a lemnului deținute de companie.
Pentru mai multe informații despre Timflow, consultați capitolul 5.2.7.
4.8. Politica porților deschise pentru ONG-uri
În conformitate cu angajamentul de a comunica transparent, HS Timber Group a pus în aplicare o politică a porților deschise pentru ONG-uri. După înregistrarea la Departamentul de Conformitate al companiei și semnarea unui acord standard de confidențialitate cu privire la tehnologiile utilizate, reprezentanții ONG-urilor acreditate pot vizita fabricile noastre neanunțați.
Obiectivul nostru este să demonstrăm în mod transparent eforturile noastre de a asigura un lanț de aprovizionare sigur.
Am fost foarte atenți la colectarea datelor și a altor informații conținute în acest raport. Cu toate acestea, posibilitatea erorilor nu poate fi exclusă complet. Declarațiile privind evoluțiile viitoare se bazează pe informațiile și prognozele disponibile la momentul publicării acestui raport. Acestea din urmă au fost, de asemenea, înregistrate cu meticulozitate. Cu toate acestea, factori și evoluții multiple pot avea ca rezultat variații. Prin urmare, vă cerem scuze pentru faptul că nu putem oferi nicio garanție că datele sau alte informații conținute în acest raport sunt corecte. Acest raport se bazează pe politica comercială curentă a editorului, care poate fi modificată. Nu pot rezulta din, sau în legătură cu acest raport, revendicări sau alte drepturi de orice fel împotriva editorului sau a membrilor consiliului sau a angajaților acestora. Orice răspundere a acestor companii, a membrilor consiliului de administrație și a angajaților care rezultă din, sau în legătură cu, acest raport va fi exclusă.
