Lanț de aprovizionare sustenabil
La HS Timber Group, un lanț de aprovizionare sustenabil înseamnă onestitate, parteneriate pe termen lung și controale riguroase. Lemnul este o materie primă versatilă și, în același timp, o resursă regenerabilă. Pe măsură ce arborii cresc, lemnul absoarbe dioxidul de carbon (CO2 ) responsabil pentru schimbările climatice. De generații întregi, prin activitățile pe care le desfășoară, compania a fost strâns asociată cu acest material valoros.
Acum, ca și atunci, este esențială disponibilitatea lemnului de înaltă calitate. Numai o pădure care este administrată durabil poate satisface cererea din industrie și poate aproviziona și generațiile viitoare. Conservarea și stimularea acestei resurse naturale este una dintre preocupările noastre cele mai stringente. De aceea, ne bazăm pe o gestionare sofisticată a furnizorilor și pe un sistem de securitate riguros. Cumpărăm numai lemn de conifere din surse verificate, necontroversate. În plus ne supunem unor verificări voluntare periodice din partea instituțiilor internaționale specializate. Acest lucru încurajează inovația și succesul, asigurând în același timp protecția pădurilor
În 2019, HS Timber Group a achiziționat aproximativ 3,35 milioane de m3 de bușteni de gater și aproximativ 163.700 de m3 de cherestea nerindeluită, pentru fabricarea produselor din lemn de înaltă calitate. Acesta a fost lemn de conifere din speciile molid, brad sau pin. Folosim lemn de esență tare numai în cantități foarte mici, pentru producția de panouri, de exemplu furnir.
Avem o structură diversă de furnizori. În 2019, cele trei fabrici de cherestea din România au cumpărat lemn de la 679 de comercianți și companii de profil. Aproximativ 47% dintre acești furnizori sunt companii mici care nu livrează mai mult de 500 de m3 de lemn pe an. De cel puțin nouă ani avem parteneriate constante cu 178 de furnizori (care au făcut livrări în fiecare an, în intervalul 2011-2019).
Aceleași standarde și politica strictă de achiziție a grupului se aplică tuturor furnizorilor de material lemnos, de la comercianții internaționali de lemn, până la firmele de exploatare forestieră. Cu toate acestea, numărul mare de furnizori face ca un lucru să fie clar: doar o arhitectură de securitate cuprinzătoare și eficientă, care utilizează tehnologii de ultimă oră, poate asigura un lanț de aprovizionare sustenabil.
5.1. Politica de aprovizionare cu lemn
Utilizăm un sistem robust de securitate. Pentru că suntem responsabili, verificăm originea lemnului pe care îl folosim pentru a exclude sursele controversate. Ne angajăm în mod explicit să excludem materialele provenite din păduri virgine și din zonele de protecție strictă, precum și materialele care provin de pe terenuri forestiere a căror proprietate este contestată în instanță și când instanțele sau autoritățile au dispus suspendarea operațiunilor forestiere. Mai mult, nu cumpărăm materiale lemnoase care provin din parcurile naționale din România, chiar dacă sunt recoltate legal.
Considerăm că certificarea pădurilor este un instrument care contribuie la promovarea unei administrări durabile a pădurilor. Susținem în mod activ dezvoltarea administrării durabile a pădurilor în zonele noastre de aprovizionare. Obiectivul nostru este ca, până în 2025, 100% din lemnul pe care îl achiziționăm să provină din păduri certificate
Invităm părțile interesate la un dialog deschis și constructiv, care să ne ajute să ne îmbunătățim continuu activitatea și performanța în ceea ce privește o industrie responsabilă a lemnului. Această politică este revizuită anual și se elaborează un raport cu privire la implementarea sa (raport cu privire la lanțul de aprovizionare).
Documentul este disponibil la adresa https:// hs.at/ro/responsabilitate/ce-facem/politicade-aprovizionare-cu-masa-lemnoasa.html
5.2. Sistemul nostru de verificare a originii lemnului în România
În 2019, fabricile de cherestea ale HS Timber Group din România au achiziționat aproximativ 50% din buștenii de gater de pe piața românească, o piață unde mediul de afaceri este plin de provocări. Mass-media a relatat în trecut despre nereguli în lanțul de aprovizionare din România, una dintre principalele critici fiind că HS Timber Group s-a bazat excesiv pe controlul documentelor și nu a comunicat în mod adecvat cu părțile interesate. Am introdus o gamă cuprinzătoare de măsuri – Planul de Acțiune pentru un Lanț de Aprovizionare Sigur și Sustenabil în România. Acest plan, unic în Europa, depășește cu mult cerințe legale stricte din România.
Pentru a ne asigura că lemnul de rășinoase pe care îl achiziționăm provine din păduri administrate durabil, am implementat un sistem inovator de gestionare a furnizorilor și ne-am îmbunătățit sistemul Due Diligence. Cooperarea și dezvoltarea parteneriatelor pe termen lung, în special cu furnizorii și clienții noștri, sunt esențiale pentru noi, pe lângă controalele riguroase și standardele înalte. Scopul nostru este să facem tot ce ne stă în putere pentru a lupta împotriva fenomenului tăierilor ilegale, de la punctul de plecare al lanțului de aprovizionare.
Verificăm fiecare nou furnizor pentru a ne asigura că respectă politica noastră de aprovizionare cu lemn. Există, de asemenea, un program anual de audit în care furnizorii sunt auditați în mod aleatoriu. Dacă furnizorii livrează prin intermediul unor puncte de colectare, aceștia sunt auditați cel puțin anual, iar frecvența verificărilor la furnizorii mari este mai ridicată.
VerificăDupă toate aceste verificări, lemnul livrat este supus unor controale atente în ceea ce privește calitatea și originea. Fiecare camion cu bușteni este verificat la porțile fabricilor noastre pe baza documentelor de transport și a bazelor de date. Dacă întâlnim nereguli în lanțul de aprovizionare, luăm imediat măsuri și contactăm autoritățile. Nu facem afaceri cu furnizorii condamnați pentru tăieri ilegale sau corupție.
Timflow, sistemul de monitorizare bazat pe GPS, indică originea fiecărui transport de lemn3. Acesta este un lucru unic în industria europeană a lemnului. Toate datele privind toate livrările din România sunt disponibile public pe www.timflow.com. Un sistem electronic de măsurare 3D asigură, de asemenea, că nu se depășește volumul de livrare menționat în avizul de însoțire. Acest lucru împiedică „spălarea” excedentelor ilegale.
5.2.1. Verificarea temeinică a tuturor furnizorilor
Furnizorii noștri sunt obligați contractual să conceapă lanțul de aprovizionare într-o manieră transparentă și trasabilă. Înainte de încheierea unui nou contract de aprovizionare cu lemn sau de reînnoirea unui contract existent, furnizorii primesc un chestionar, cunoscut sub numele de declarația furnizorului. Acest lucru ne permite să colectăm informații despre companie, originea lemnului vândut și lanțul de aprovizionare. HS Timber Group efectuează o analiză a riscurilor pe baza datelor colectate. Dacă descoperim că anumite cerințe nu sunt îndeplinite, sau că originea livrărilor nu poate fi determinată în mod clar, luăm măsuri suplimentare – cum ar fi efectuarea inspecțiilor la fața locului. Suspendăm relația de afaceri până când sunt clarificate neconcordanțele. Rezultatele relatărilor media sunt, de asemenea, luate în considerare în evaluarea riscurilor din fiecare țară.
Pe lângă contactul direct cu furnizorii, HS Timber Group se implică în dialogul periodic cu părțile interesate. Dialogul are loc pe mai multe nivele, pentru a primi informații de la toate părțile și pentru a identifica nemulțumirile într-un stadiu incipient. Canalele de comunicare cu părțile interesate includ consultări publice semi-anuale, corespondență directă și întâlniri periodice, precum și discuții directe cu ONG-urile, participanții relevanți pe piață, municipalități și autorități, precum și alți factori interesați.
5.2.2. Sute de inspecții pe teren
Sistemul nostru de control și de verificare a orginii lemnului nu se bazează doar pe documente. Acesta cuprinde un audit pentru fiecare furnizor nou. Auditurile sunt realizate în aplicația iAuditor, pe baza unor liste amănunțite de verificare. Aplicația rulează pe tablete și înregistrează coordonatele GPS și temporale ale auditului. Datorită numărului mare de furnizori (am achiziționat de la 679 de comercianți și companii de exploatare din România în 2019), aceasta înseamnă sute de inspecții în fiecare trimestru. Ne concentrăm asupra firmelor de exploatare locale, pentru a obține o imagine a locului de proveniență a lemnului. Vizitele la fața locului sunt, desigur, efectuate în toate țările cu riscuri din care provine lemnul. Numai în România, în 2019 au fost auditați 487 de furnizori, 32 de Ocoale Silvice și 90 de parchete de exploatare.
5.2.3. Evaluări externe efectuate de experți
De la intrarea în vigoare a Regulamentului UE privind obligaţiile care revin operatorilor care introduc pentru prima dată pe piaţă lemn și produse din lemn (EUTR), sistemul Due Diligence al HS Timber Group a fost auditat de autoritățile competente de 17 ori. Toate controalele EUTR efectuate până în prezent au confirmat respectarea obligațiilor legale și s-au finalizat fără obiecții.
Un raport recent al firmei de consultanță SGS, contractată de HS pentru a verifica cadrul de aprovizionare pentru Ucraina și Belarus, confirmă conformarea sistemului de securitate al HS Timber Group cu cerințele EUTR pentru aceste țări. Raportul recunoaște robustețea sistemului, în special când compania se bazează pe specialiștii proprii și mai puțin pe evaluări ale unor părți terțe. În trecut, și alte organizații specializate independente, precum INDUFOR din Finlanda și KPMG Canada, au examinat îndeaproape sistemele de securitate ale companiei, confirmând eficiența măsurilor luate, și au sprijinit dezvoltarea adițională a procesului de îmbunățire continuă.
„Lacey Act este o lege introdusă în Statele Unite în anul 1900, prin care se interzice traficul ilegal de animale sălbatice. În 2008, legea a fost completată cu plantele și produsele din plante, precum materialul lemnos și hârtia. Această lege este prima interdicție din lume a comerțului cu produse din lemn cu proveniență ilegală. Amendamentele au două componente majore: o interdicție de comercializare plante sau produse din plante care au fost recoltate cu încălcarea legii și o cerință de a declara numele științific, valoarea, cantitatea și țara de origine a unora dintre produse.
Lacey Act este o lege bazată pe fapte cu responsabilitate strictă, ceea ce înseamnă că doar legalitatea efectivă contează (nu pot fi folosite scheme de certificare sau verificare pentru a «dovedi» conformarea cu această lege) și că cei ce încalcă această lege riscă sancțiuni penale și civile, chiar dacă nu știau că tranzacționează produse recoltate ilegal. ”4
Companiile trebuie să implementeze un sistem de diligență („due care”), similar conceptului Due Diligence din sistemele de certificare. Prin aceste sisteme, companiile trebuie să reducă la un nivel neglijabil riscurile de aprovizionare cu produse potențial controversate și să facă tot ce este cu putință pentru a stabili că produsele sunt legale. În 2017, HS Timber Group a cooperat cu renumita firmă de avocatură Quinn Emanuel din Statele Unite pentru a evalua și îmbunătăți structura de securitate a companiei. La momentul respectiv, toate recomandările au fost implementate. Deși HS nu este un importator pe piața Statelor Unite, compania consideră acest exercițiu ca fiind o măsură foarte importantă în sprijinul clienților din Statele Unite pentru conformarea cu reglementările Lacey Act.
În plus, patru clienți au derulat audituri pe teren ale companiei noastre în 2019, cu rezultate pozitive.
4 https://forestlegality.org/policy/us-lacey-act (3.4.2020)
5.2.4. Programme for the Endorsement of Forest Certification − PEFC™
Toate fabricile HS Timber Group dețin certificate individuale PEFC pentru lanțul de custodie. Un astfel de certificat PEFC protejează integritatea lanțului de aprovizionare, de la pădure până la produsul finit. Certificarea de la această organizație recunoscută pe plan internațional demonstrează că HS Timber Group achiziționează și procesează lemn din surse certificate, controlate și necontestate. Pentru a asigura acest lucru în mod consecvent, compania este auditată extern o dată pe an. Pentru ca certificarea să aibă succes, toate etapele lanțului valoric trebuie să respecte aceste reguli, de la pădure la fabrica de cherestea și până la produsul final. În ceea ce privește legalitatea, tot materialul certificat este supus acelorași măsuri de securitate ca și materialul ne-certificat.
5.2.5. Forest Stewardship Council® – FSC®
FSC (Forest Stewardship Council) a fost înființat în 1993 în urma Forumului de Mediu de la Rio de Janeiro. FSC este o organizație neguvernamentală, non-profit, dedicată utilizării resurselor forestiere într-un mod viabil din punct de vedere ecologic, benefic social și viabil din punct de vedere economic.
HS a pierdut certificarea FSC și a fost dezasociată în 2017, în urma unei decizii a consiliului FSC, după ce s-a aflat într-un stagiu de probă pentru o posibilă dezasociere în 20165 . FSC și HS sunt în dialog, iar pentru a deveni eligibilă pentru redobândirea certificării FSC în viitor, compania trebuie să demonstreze îmbunătățiri tangibile și semnificative ale activităților sale de administrare forestieră și comerț cu produse din lemn, conform solicitării FSC.
FSC i-a comunicat companiei că „recunoaște angajamentul arătat de HS în îndeplinirea condițiilor. În acest moment, FSC este în curs de revizuire a sistemului său de rezolvare a disputelor, ceea ce înseamnă că o serie de procese fundamentale de sprijin trebuie să fie realizate înainte ca FSC să avanseze în cazul HS. FSC dorește să conlucreze cu HS pentru a încheia dezasocierea.”6
6 Informații suplimentare sunt disponibile în primul nostru Raport de Sustenabilitate, la pagina 32, https://bit.ly/2AlgxLn
5.2.6. Planul de Acțiune pentru un Lanț de Aprovizionare Sigur și Sustenabil în România
HS Timber Group își evaluează în mod continuu standardele și măsurile de mediu și dezvoltă metode de îmbunătățire. Măsurile luate de HS în România depășesc cerințele legale. Din 2017, compania a investit peste un milion de Euro în Planul de Acțiune pentru un Lanț de Aprovizionare Sigur și Sustenabil. Acest plan cuprinde o serie de măsuri care alcătuiesc o arhitectură robustă de securitate, care exclude recepția materialului controversat, întărește siguranța lanțului de aprovizionare și sprijină administrarea durabilă a pădurilor din România. Planul de acțiuni cuprinde măsuri precum implementarea unui sistem robust Due Diligence – din care face parte Timflow, sistemul de trasabilitate prin GPS – dar și acțiuni precum politica Zero Lemn din Parcuri Naționale, menită să sprijine în mod voluntar eforturile în direcția unei protecții mai bune a Parcurilor Naționale din România. Transparența și deschiderea nu sunt doar niște sintagme pentru HS Timber Group – ele au devenit parte integrantă a profilului companiei și sunt aplicate extensiv în operațiunile sale, în special când este vorba de aprovizionarea sustenabilă. O privire de ansamblu a măsurilor implementate este disponibilă la adresa https://hs.at/ro/responsabilitate/ un-lant-de-aprovizionare-responsabil/masuri.html.
5.2.7. G Monitorizare prin GPS pentru transparență totală a lanțului de aprovizionare
Suntem o companie privată, prin urmare nu putem și nu dorim să ne asumăm niciun atribut al autorităților, dar vom face tot ce ne stă în putință în sfera noastră de influență pentru a susține lupta împotriva recoltării ilegale a arborilor. Măsura de bază este sistemul de monitorizare prin GPS Timflow, accesibil publicului, dezvoltat și implementat de HS Timber Group împreună cu un operator de telefonie mobilă din România
Timflow ne permite să urmărim cu precizie proveniența lemnului rotund pe care camioanele îl livrează la fabricile noastre de cherestea. Acesta constă în:
Timflow video
https://youtu.be/409TD4OCZIo
Procedura este simplă. După încărcarea camionului, încărcătura este înregistrată în aplicația mobilă Timflow, fotografiată, iar datele sunt încărcate pe serverul cloud. În timpul deplasării către fabrica de cherestea, dispozitivul de urmărire GPS transmite poziția camionului către același server. Când camionul ajunge la fabrică, informațiile digitale pot fi folosite pentru a verifica dacă locul de unde a plecat camionului se potrivește cu documentele de transport, dacă camionul a urmat ruta fără deviații și (pe baza fotografiilor) dacă încărcătura care a sosit este aceeași cu cea care a plecat de la locul de încărcare.
HS Timber Group publică toate datele Timflow, în mod transparent, pe www.timflow.com. Părțile interesate pot studia originea și fotografiile tuturor încărcăturilor și pot solicita informații suplimentare. Am publicat date despre peste 28.000 de încărcături în 2019. Sistemul Timflow a fost actualizat și îmbunătățit continuu, de exemplu, adăugând o verificare automată a provenienței camioanelor din zone pe care le excludem (Parcuri Naționale, păduri din situri de Patrimoniu Mondial și potențiale păduri virgine6 ). Timflow atrage atenția și la nivel internațional și a fost prezentat unui public internațional la Simpozionul forestier FORMEC din Brașov (România), în septembrie 2017 și la Dialogul Părților Interesate PEFC™ din Helsinki, în noiembrie 2017.
Timflow urmează să le fie oferit în 2020 operatorilor de depozite, pentru a-și îmbunătăți sistemul de trasabilitate.
6 I.-A. Biris & P. Veen, 2005. Inventarierea şi strategia gestionării durabile şi protejării pădurilor virgine din România
5.2.8. Codul de Conduită pentru angajați și furnizori
Promovarea conduitei etice în rândul angajaților și al partenerilor de afaceri este deosebit de importantă într-un mediu de afaceri plin de provocări. După introducerea Codului de Conduită pentru angajați în urmă cu doi ani, HS Timber Group a adoptat un Cod de Conduită pentru furnizori ca sistem de referință pentru conduita etică în afaceri de-a lungul lanțului de aprovizionare. Încurajarea furnizorilor noștri să urmeze această cale împreună cu noi este unul dintre obiectivele misiunii HS Timber Group. Toate contractele de achiziție fac referire și la acest Cod de Conduită al furnizorului.
Codul de Conduită nu este doar un set de reguli, ci și un ghid pentru angajați, care oferă indicații cu privire la modul de abordare a situațiilor critice. Încălcarea Codului de Conduită este sancționată conform specificațiilor sistemului de management al conformității. Un sistem informatic care colectează sesizările interne și externe le permite șefului Departamentului de Control și Certificare a Lanțului de Aprovizionare al companiei și Biroului de Conformitate să gestioneze și să documenteze abaterile într-o manieră structurată. În plus, aspectele menționate în Codul de Conduită sunt incluse într-un program de audit intern.
5.2.9. Trasabilitatea bușteanului
Sistemul nostru de trasabilitate prin GPS Timflow monitorizează fiecare camion care livrează lemn rotund la fabricile de cherestea. Cu toate acestea, încă și mai precisă ar fi urmărirea fiecărui buștean, de la momentul recoltării până la prelucrare. Această idee a determinat HS Timber Group să lanseze un proiect pilot în 2017, pentru a examina posibilitatea implementării unui sistem de urmărire a fiecărui buștean în parte. Datorită numărului mare de bușteni procesați (numai în România, se estimează că peste 100 de milioane sunt procesați în fiecare an), identificarea unui singur trunchi de arbore reprezintă o provocare majoră. Sistemul trebuie să poată fi extins, să fie rentabil, robust și transparent.
La începutul anului 2019 a fost lansat un proiect pilot numit Timflow ID, pentru a continua creșterea securității lanțului de aprovizionare. Timflow ID a fost menit să fie un sistem de trasabilitate a lemnului prin punctele de colectare (depozite). Sistemul urmărește cerința de a asigura trasabilitate fiecărui buștean și cuprinde următoarele elemente:
Sistemul a fost testat cu doi furnizori în al doilea trimestru al anului 2019, pentru a verifica aplicabilitatea practică a acestuia. Experiența câștigată dintr-un proiect anterior a stat la baza acestui proiect. Din punct de vedere tehnologic, proiectul a fost unul de succes, pentru că a asigurat trasabilitatea integrală a buștenilor pe parcursul lor prin depozite în timpul testelor. Sunt necesare însă dezvoltări suplimentare, astfel încât sistemul să fie eficient din punct de vedere al costurilor.
5.2.10. Zero lemn din Parcurile Naționale
Legislația românească permite exploatarea pădurilor din așa-numitele zone-tampon ale parcurilor naționale și în cazul tăierilor de igienă. Cu toate acestea, HS Timber Group a introdus în România un principiu strict de achiziție la începutul anului 2015: Zero lemn din Parcurile Naționale .
Pentru a asigura respectarea acestui principiu, stipulăm în contractele de achiziție că nu acceptăm lemn din Parcurile Naționale din România. În consecință, toate livrările de lemn care sosesc la fabricile de cherestea HS Timber Group din România sunt verificate în privința acestor aspecte. Acest lucru se realizează utilizând sistemul de trasabilitate prin GPS Timflow, prin vizitele la fața locului și auditarea furnizorilor, precum și pe baza documentelor de origine necesare din punct de vedere legal.
În decembrie 2019, un transport din județul Vâlcea a fost identificat la fabrica din Sebeș ca având originea în Parcul Național Cozia, la verificarea actului de punere în valoare de către un responsabil de certificare și control. Transportul a fost pus „sub investigație” și descărcat separat în spațiul desemnat din interiorul fabricii. După verificarea coordonatelor, a fost confirmată originea din parcul național, iar transportul a fost refuzat. Problema a fost o eroare din partea furnizorului, care nu s-a conformat politicii HS cu privire la lemnul din parcurile naționale.
5.2.11. Aprovizionarea din Ucraina
În 2015, Ucraina a interzis exporturile de bușteni, pentru o perioadă de zece ani. Această interdicție a fost modificată în 2017 pentru a include și buștenii de pin. Astfel, HS Timber Group achiziționează din Ucraina doar cherestea, iar furnizorii sunt fabrici mari și mijlocii, precum și mici afaceri de familie. Volumul de cherestea achiziționat din Ucraina în 2019 a fost de circa 91.600 de m3 . Aproximativ 60% din materialul achiziționat este certificat, iar restul provine din păduri certificate cu un lanț de custodie întrerupt.
Ucraina este de mai bine de un deceniu într-o situație politică și economică controversată. Țara este într-o situație financiară dificilă, cu probleme semnificative la nivelul bugetului de stat. În aceste circumstanțe, silvicultura și industria lemnului din Ucraina au făcut obiectul mai multor acuzații cu privire la nivelul ridicat al corupției și la administrarea forestieră necorespunzătoare, în special în ceea privește tăierile de igienă
O parte a politicii HS Timber Group de reducere a riscului o reprezintă excluderea zonelor cu administrare incertă (lemn din zone de conflict). Sunt luate în considerare riscurile referitoare la zonele cu biodiversitate ridicată, iar cea mai mare parte a lemnului achiziționat provine din păduri cultivate.
Se exclud zonele de risc și sursele controversate (lemnul din zone de conflict). În 2018 au fost auditați toți furnizorii și toate Ocoalele Silvice ne-certificate, iar programul de audit din 2019 a cuprins și toate fabricile de cherestea certificate
Pentru a reduce riscurile din lanțul de aprovizionare în Ucraina, programul de verificare și reducere a riscurilor al HS Timber Group cuprinde:
- Departament local de control al lanțului de aprovizionare;
- Instruire periodică a personalului pe tematici de control și certificare a lanțului de aprovizionare și;
- Verificare juridică a tuturor furnizorilor (bianuală);
- Verificări ale parchetelor de exploatare;
- Audituri ale Lanțului de Custodie (pentru tot lemnul achiziționat;
- Utilizarea aplicației iAuditor pentru toate tipurile de audit;
- Procedura de auditare include verificarea plăcuțelor de plastic în platforma oficială;
- Monitorizare media și dialog cu părțile interesate;
- Verificări externe ale sistemului Due Diligence
- Sistemul Due Diligence oferă același nivel de siguranță pentru pădurile certificate și cele ne-certificate.
5.2.12. Sistemul nostru de verificare a originii lemnului
Sistemul de verificare a originii lemnului al HS Timber Group a fost conceput și pus în aplicare pentru a diminua riscul de a avea în lanțul de aprovizionare materii prime din surse necontrolate sau controversate, precum și pentru a îndeplini cerințele diferitelor reglementări guvernamentale (de exemplu, EUTR sau Lacey Act) și ale sistemelor de certificare. Acesta acoperă, de asemenea, angajamentul nostru de a nu accepta lemn din parcurile naționale (chiar dacă acesta se poate recolta în mod legal în așa-zisele „zone tampon”).
Colectarea informațiilor – declarația furnizorului
Înainte ca HS Timber Group să încheie un contract cu un furnizor de material lemnos, îi solicităm furnizorului să prezinte o „declarație a furnizorului”. Declarația furnizorului cuprinde în mod explicit Ocoalele Silvice sau alți intermediari care furnizează lemnul (în țările cu risc scăzut cerem doar ca țara de origine să fie declarată, în timp ce în țările cu risc ridicat, cartografiem întregul lanț de aprovizionare și ajungem la nivelul Ocolului Silvic). Declarația furnizorului ne dă dreptul să verificăm furnizorul și, prin aceasta, furnizorul confirmă că originea lemnului este cunoscută, este legală și că trasabilitatea sa este documentată. Dacă se schimbă originea lemnului, declarația furnizorului este actualizată.
Evaluarea riscurilor
Folosind surse diferite de informații, evaluăm riscul asociat cu aprovizionarea cu lemn – de exemplu, amestecarea lemnului din surse diferite – astfel încât acesta să poată fi abordat la punctul de origine a lemnului și în lanțul de aprovizionare. Evaluarea riscurilor se efectuează înainte de livrare și, în cazul colaborării continue, o dată pe an. În acest caz, cea mai importantă referință este țara de origine și indicele de percepție a corupției, furnizat de Transparency International (https:// www.transparency.org/en/cpi/2019). HS menține evaluările de risc specifice pentru țările cu risc ridicat. Aceste evaluări de risc sunt actualizate anual.
Verificarea pe teren a furnizorilor și a parchetelor de exploatare
Verificarea pe teren este concepută pentru a obține informații mai detaliate despre lanțul de aprovizionare și despre riscul de amestecare a lemnului din surse diferite. Aceasta este una dintre cele mai importante măsuri de diminuare a riscului la HS Timber Group. Scopul său este de a verifica plauzibilitatea datelor furnizate în declarația furnizorului, de a verifica legalitatea documentelor și de a obține o imagine de ansamblu asupra operațiunilor furnizorului. Verificarea furnizorilor arată dacă aceștia desfășoară activități controversate. În cazul țărilor cu risc ridicat, auditul pe teren se extinde la nivelul Ocoalelor Silvice (excepțiile sunt posibile numai dacă pădurea în cauză este certificată), înainte de livrare. Toate Ocoalele Silvice sunt incluse într-un program anual de audit; în țările cu risc ridicat trebuie selectat și auditat un eșantion de unități din numărul total de Ocoale Silvice. Personalul nostru de control al lanțului de aprovizionare verifică, de exemplu, planurile de management și respectarea autorizațiilor de exploatare emise. Aceste verificări cuprind, de asemenea, chestiunile de securitate și sănătate în muncă, precum și alte aspecte legate de administrarea adecvată a pădurilor.
Sistemul de trasabilitate Timflow
O cerință a sistemelor Due Diligence este de a efectua o verificare inițială a furnizorilor, precum și verificări aleatorii ale livrărilor, însă sistemul Due Diligence al HS Timber Group verifică în detaliu toate livrările în țările cu risc ridicat, cu un accent deosebit pe livrările din România.
În România, HS Timber Group monitorizează rutele de transport ale camioanelor cu bușteni, folosind tehnologia GPS. Sistemul a fost introdus pentru toate livrările de bușteni cu camioane din România. Știm exact unde s-au încărcat buștenii în camioane, care a fost încărcătura camionului la plecare și verificăm traseul camionului până la fabrică. Nu toate livrările vin direct din pădure – ele vin și din depozite locale. Cu Timflow, avem certitudinea că materialul provine din depozite de bușteni autorizate, care sunt strict reglementate în România. În cazurile în care sunt identificate nereguli după sosirea materialului în fabrică, acesta este depozitat într-o zonă separată, și etichetat „sub investigație”. Materialul poate fi utilizat pentru producție numai dacă cazul este clarificat de responsabilul local de control al lanțului de aprovizionare. Pe baza declarației scrise pe proprie răspundere, responsabilul local îi solicită furnizorului să prezinte documente legale suplimentare privind respectiva livrare, ceea ce permite organizației fie să clasifice materialul furnizat ca fiind cu risc neglijabil, fie să efectueze un audit al furnizorului. Livrările care încalcă în mod evident cerințele legale și pe cele interne sunt respinse (de ex. documente lipsă, sistemul Timflow neinstalat, etc).
Excluderea furnizorilor cu “risc ridicat”
Furnizorii care nu pot respecta standardele noastre stricte și ale căror riscuri nu pot fi atenuate până la un nivel neglijabil sunt excluși din lanțul nostru de aprovizionare. Acest lucru se aplică în special furnizorilor care au fost condamnați definitiv pentru corupție sau pentru infracțiuni la regimul silvic, sau care nu pot demonstra originea legală a materialului lemnos. Furnizorii care încalcă regulile de certificare sau care sunt implicați în vreo înșelătorie sunt, de asemenea, excluși (temporar).
Gestionarea riscurilor
În cazul în care evaluarea riscurilor indică un nivel scăzut, se efectuează un audit la birou, care presupune o examinare a documentelor. Acest audit acoperă materialele provenite din păduri certificate și lemnul care ajunge la fabrici direct din pădure, în cazul în care Ocolul Silvic care administrează acea pădure a fost deja auditat. Dacă lemnul furnizat a fost identificat ca fiind cu „risc ridicat” pe baza originii sale sau a lanțului de aprovizionare, HS Timber Group a definit o serie de măsuri de verificare pentru a reduce riscul și pentru a permite livrarea materialului în fabrici ca „lemn din surse controlate”.>
Consultarea părților interesate
HS Timber Group a implementat un proces de consultare a părților interesate pentru a solicita și colecta informații externe despre aprovizionarea cu lemn a companiei. Opiniile părților interesate relevante sunt luate în considerare în activitățile de aprovizionare și în măsurile de diminuare a riscurilor. Pe pagina de internet HS este publicat un protocol de interacțiune cu părțile interesate.
Sistemul nostru de verificare a originii lemnului pentru depozite
Depozitele de bușteni reprezintă o parte importantă a industriei de exploatare a lemnului din România și sunt extrem de bine reglementate de legislația silvică din România. În depozitele de bușteni, lemnul este sortat, tăiat în sortimente și livrat către diverși clienți, cu numeroase beneficii pentru mediu, forță de muncă, infrastructură și pentru economie în ansamblu. Multe depozite au și activitate de prelucrare primară a lemnului. Operațiunile de-a lungul drumurilor forestiere fac în multe cazuri imposibilă sau nepractică sortarea, secționarea lemnului și încărcarea camioanelor care ajung la clienți direct din pădure. Acest lucru se datorează fie limitărilor spațiale ale drumurilor forestiere, fie precipitațiilor care fac ca drumul să nu fie practicabil pentru camioanele de mare tonaj. În plus, depozitele de bușteni pun la dispoziția comunităților și micilor afaceri locale materiale de construcție și lemn de foc
În depozitele de bușteni, lemnul recoltat este sortat după specie, calitate, tip de utilizare (mobilier, material pentru construcții, lemn de celuloză) și diametru și fasonat la diferite lungimi, în conformitate cu cerințele clientului. O parte din lemn este prelucrat în depozitele de bușteni, iar restul este vândut mai multor clienți pentru utilizări diverse, la prețuri diferite. Aceasta permite operatorului să obțină cea mai mare valoare adăugată din materialul primit. În conformitate cu legislația din România, lemnul care intră în depozitul de bușteni trebuie să prezinte dovada de proveniență din activitatea de recoltare (de către companii de exploatare sau persoane fizice) și este permisă părăsirea depozitului de bușteni doar cu documentele corespunzătoare, toate înregistrate într-un registru de evidență cu regim special și în platforma națională de monitorizare a trasabilității lemnului (SUMAL). În același timp, unele depozite de bușteni certificate PEFC™- sau FSC®separă fizic mai multe categorii de lemn, pentru a asigura un Lanț de Custodie neîntrerupt (care se aplică și condiției noastre de a ne asigura că lemnul din Parcurile Naționale nu este amestecat cu livrările către fabricile noastre de cherestea).
Platforma Timflow a HS Timber Group asigură trasabilitatea lemnului și certifică, de asemenea, că lemnul care vine direct din pădure în fabricile noastre de cherestea este destinat în mod legal recoltării și nu provine din Parcurile Naționale. În același timp, este important pentru HS Timber Group ca lemnul din Parcurile Naționale să nu fie amestecat cu lemnul pe care societatea noastră îl primește pentru prelucrare de la depozitele de bușteni, motiv pentru care avem un sistem Due Diligence bine conceput pentru depozitele de bușteni:
Fiecare furnizor trebuie să ne facă cunoscute toate sursele de achiziționare a materialului lemnos, inclusiv autorizația de exploatare. Aceasta înseamnă că fiecare furnizor trebuie să dovedească exact din care pădure provin livrările sale. De îndată ce responsabilii de control și certificare a lanțului de aprovizionare HS Timber Group află că se comercializează lemn din Parcuri Naționale întrun depozit de bușteni (ceea ce este perfect legal pentru anumite zone ale Parcurilor Naționale), societatea respinge livrările din acest depozit de bușteni, cu excepția cazului în care separarea fizică este asigurată și identificată în mod clar
Dacă nu este asigurată separarea fizică, operatorul depozitului de bușteni este suspendat și poate livra către HS Timber Group în această perioadă de suspendare numai dacă are alte parchete de exploatare în afara Parcurilor Naționale și dacă livrează direct din platformele primare ale acestor locații.
Toate livrările de lemn dintr-un depozit de bușteni la fabricile de cherestea ale HS Timber Group sunt monitorizate și cu ajutorul Timflow. Acest lucru garantează că încărcătura provine de la un depozit de bușteni autorizat în mod legal, cu respectarea unor cerințe legale stricte.
Furnizorii companiei sunt informați că HS Timber Group nu acceptă lemn din Parcurile Naționale. Acest lucru este clar stipulat în politica noastră de aprovizionare cu lemn și în contractele relevante. Furnizorii sunt verificați constant pentru a asigura respectarea acestei cerințe.
5.2.13. Verificarea Due Diligence de către experți KPMG
HS Timber Group a contractat KPMG pentru sprijinirea inițiativelor de îmbunătățire continuă a aprovizionării cu lemn la fabricile din România. KPMG a analizat procesele Lanțului de Custodie și a furnizat concluzii și recomandări cu privire la ariile în care mai sunt posibile îmbunătățiri, inclusiv pentru a continua reducerea riscului de a recepționa lemn din surse controversate.
Grupul de practici forestiere din cadrul KPMG este constituit din specialiști silvici, biologi și specialiști în lanțuri de aprovizionare cu experiență internațională în silvicultură durabilă și procese ale Lanțurilor de Custodie, precum și în sistemele de certificare SFI, PEFCTM și FSC®. KPMG a vizitat sediul central al companiei, fabricile din Sebeș și Reci, precum și o serie de depozite, parchete în exploatare și sedii ale unor Ocoale Silvice. Activitatea a cuprins observații pe teren, interviuri cu personalul companiei, furnizori de lemn și alte părți interesate, precum și o analiză a informațiilor interne privind Lanțul de Custodie menținute de către companie și furnizorii săi.
Pe lângă acestea, au fost evaluate și procesele de gestionare a riscului de aprovizionare cu lemn din tăieri ilegale. Au fost verificate atât măsurile tradiționale privind Lanțul de Custodie cât și procesele adiționale necesare pentru reducerea riscului în țările cu risc ridicat de tăieri ilegale.
Toate oportunitățile identificate pentru îmbunătățirea proceselor, măsurilor și comunicării, axate pe dezvoltarea măsurilor existente astfel încât să reducă riscul de recepție a lemnului din tăieri ilegale au fost analizate și implementate de către HS Timber Group în decursul anului 2019.
Raportul KPMG a menționat că în cadrul companiei au fost făcute îmbunătățiri semnificative ale programelor de aprovizionare în ultimii doi ani și că acestea au cuprins dezvoltarea unor măsuri de reducere a riscurilor specifice, identificate în rapoarte mai vechi ale organizațiilor neguvernamentale, cu privire la posibilitatea recepției de către companie a lemnului recoltat ilegal.
În iunie și decembrie 2019, KPMG a desfășurat o a doua verificare și cercetări de teren pentru a evalua progresul companiei în implementarea recomandărilor. S-a constatat că acțiunile și recomandările de prioritate înaltă și medie au fost implementate. Acțiunile agreate au fost finalizate și, acolo unde este aplicabil, au dus la un program de îmbunătățire continuă, menit să aducă îmbunătățiri suplimentare în timp, care vor aduce beneficii pentru administrarea pădurilor și trasabilitatea lemnului la nivelul furnizorilor.
Am fost foarte atenți la colectarea datelor și a altor informații conținute în acest raport. Cu toate acestea, posibilitatea erorilor nu poate fi exclusă complet. Declarațiile privind evoluțiile viitoare se bazează pe informațiile și prognozele disponibile la momentul publicării acestui raport. Acestea din urmă au fost, de asemenea, înregistrate cu meticulozitate. Cu toate acestea, factori și evoluții multiple pot avea ca rezultat variații. Prin urmare, vă cerem scuze pentru faptul că nu putem oferi nicio garanție că datele sau alte informații conținute în acest raport sunt corecte. Acest raport se bazează pe politica comercială curentă a editorului, care poate fi modificată. Nu pot rezulta din, sau în legătură cu acest raport, revendicări sau alte drepturi de orice fel împotriva editorului sau a membrilor consiliului sau a angajaților acestora. Orice răspundere a acestor companii, a membrilor consiliului de administrație și a angajaților care rezultă din, sau în legătură cu, acest raport va fi exclusă.
